Biên bản chính là một các loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng thực hiện triệu chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị… hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc chưa đồng ý về một nội dung nào đó.
Bố cục và nhu yếu
Yêu cầu chung của biên bản chính là phải diễn đạt lại những vấn đề hiện tượng kỳ lạ một cách kịp thời, tại chỗ với vừa đủ, chi tiết cụ thể mọi diễn biến khách quan, hoặc những quan điểm của những bên tương quan, chưa phản hồi thêm bớt thì mới bảo vệ được vai trò cung ứng thông tin để làm cơ sở cho những quyết định hành động giải quyết , và xử lý, hoặc dẫn triệu chứng cho những đánh giá , và nhận định Tóm lại khác. Ngoài ra biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình diễn, nội dung và văn phong .Bố cục của biên bản có những yếu tố cơ bản sau :
Quốc hiệu , tiêu ngữ. (Để khẳng định giá trị pháp lý)Tên biên bản , trích yếu nội dung. (Lập biên bản về việc gì)Thời điểm lập biên bản hoặc ghi biên bản trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ, phút, ghi địa điểm nơi sự kiện, hành vi diễn ra (biên bản ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).Thành phần tham dự, chủ trì, thư ký ghi biên bản (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, cần phải ghi lại đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa…).Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể , lý do).Thủ tục ký xác nhận. Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản , và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thểm thêm các chữ ký của người tham dự. Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt , và chữ ký của người bị lập biên bản (nếu người bị lập biên bản chưa ký thì người ghi biên bản phải ghi vào)
Bạn đang đọc: Biên bản – Wikipedia tiếng ViệtYêu cầu của một biên bản:
Biên bản – Wikipedia tiếng Việt
Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản, biên bản phải đã được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa trị lại cho khách quan (nếu có) , ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.Lời văn biên bản cần ngắn gọn chính xác.
Cách viết biên bản
Các sự kiện thực tiễn có tầm quan trọng xảy ra như : đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản chuyển giao công tác làm việc, chuyển giao gia tài … thì phải ghi không thiếu, đúng chuẩn , cụ thể mọi nội dung và diễn biến nhưng cũng phải ghi những yếu tố trọng tâm của sự kiện. Nếu chính là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai … phải ghi nguyên văn, vừa đủ , và nhu yếu người nói nghe lại và xác nhận từng trang .
Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, giải pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
chứng
Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho chúng ta cùng nghe (có bổ sung sửa chữa trị nếu có yêu cầu) và xác nhận chính là biên bản phản ánh đúng sự kiện , cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.
Tham khảo 1 số các loại biên bản thường gặp :
Biên bản hội nghịBiên bản vụ sự .