Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì vậy? Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống kiểm soát nội bộ?
Công ty bạn có xu thế tăng trưởng tốt, có kế hoạch kinh doanh thương mại khôn khéo , bạn cũng có một đội ngũ nhân viên cấp dưới giỏi nghề. Thật tuyệt vời ! Nhưng bạn có dám chắc rằng những sáng tạo độc đáo của bạn cũng sẽ được mọi người thực thi một cách tuyệt vời, nghĩa là đem lại hiệu suất cao và thành công xuất sắc như mong ước ? Và điều quan trọng hơn cả là thực hiện cách nào để ngăn ngừa những việc thực hiện gian dối, chưa minh bạch của nhân viên cấp dưới ? Với tư cách chính là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ chính là thiết yếu ?
Kiểm soát nội bộ là gì vậy?
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả nhất , đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây chính là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có đã được những điều muốn có , tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này chưa đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách thực hiện đó, thì có nguy cơ hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập đã được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ tránh đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Bạn đang đọc: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì vậy?
Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì vậy?
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay chính là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ đã được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa ở trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: – Giảm bớt khả năng rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…), – Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… – Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, – Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, – Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đã được mục tiêu đặt ra, – Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Những yếu tố chưa thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào các loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau: 1. Môi trường kiểm soát:
Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ , và chính là các yếu tố gây ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính , đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành chỉ bằng văn bản các nội quy, quy chế, quá trình kinh doanh … Một môi trường kiểm soát tốt cũng sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ. 2. Biện pháp xác định rủi ro:
Dù cho quy mô, cấu trúc, các loại hình hay là vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các rủi ro xuất hiện đến từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro. 3. Những yếu tố bên trong:
Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức , cơ sở hạ tầng chưa thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm… 4. Các yếu tố bên ngoài:
Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần; đạo luật hay là chính sách mới … Để hạn chế bị thiệt hại do các tác động đến từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường gặp xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích tác động của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, đến từ đó vạch ra các giải pháp quản lý và giảm thiểu nguy hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần đã được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt , và đến đúng người có trách nhiệm. 5. Yếu tố giám sát và thẩm định:
Đây chính là quá trình theo dõi , nhìn nhận chất lượng thực thi việc kiểm soát nội bộ để bảo vệ nó được tiến hành, kiểm soát và điều chỉnh khi thiên nhiên , và môi trường biến hóa, cũng như đã được cải tổ khi có khiếm khuyết. Ví dụ, tiếp tục thanh tra rà soát , và báo cáo giải trình về chất lượng, hiệu suất cao hoạt động giải trí của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ, nhìn nhận , và theo dõi việc ban chỉ huy cũng như toàn bộ nhân viên cấp dưới có tuân thủ những chuẩn mực ứng xử của công ty hay là không …
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những dụng cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập , tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi, chỉ bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức ở trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát. Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng trợ giúp cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, bảo đảm mọi nhân viên làm đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các biện pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những biểu hiện dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh: – Không có quá trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. – Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình. – Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. – Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là biểu hiện đáng ngại nhất nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy chưa an tâm trong thu chi tài chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù ở trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả nhất
Ngành Kinh tế phát triển là gì vậy? Ra trường có dễ xin việc không?
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán , và thủ kho chính là rất nhiều cần thiết và chưa thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ chính là nơi thống số 1 giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng đã được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng , ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba đã được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách , và theo dõi công nợ. Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành , giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hợp lý với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra , giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập… Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ , một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp số 1 những rủi ro. Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM