Schedule là một yếu tố rất quan trọng trong việc làm của mỗi người, đặc biệt quan trọng là trong công tác làm việc quản trị tại doanh nghiệp. Vậy hiểu về khái niệm Schedule là gì vậy ? Vai trò của Schedule như thế nào và làm thế nào để tạo nên được một Schedule hiệu suất cao nhất cho các nhà quản trị ? Hãy cùng timviec365.vn nghiên cứu và phân tích và tìm ra câu vấn đáp qua bài viết dưới đây nhé !
1. Tìm hiểu về khái niệm Schedule là gì vậy ?
Tìm hiểu về khái niệm Schedule là gì vậy?
“Schedule” dịch ra tiếng Việt có nghĩa là lịch trình, thời khóa biểu hay còn có thể gọi là kế hoạch cho một công việc nào đó cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đã đề ra.
Đây được xem là một công cụ quản lý thời gian một phương pháp cơ bản nhất, nó bao gồm toàn bộ các nhiệm vụ, các sự kiện hay bất kỳ một hành động, chuỗi sự kiện nào đó được sắp xếp theo thứ tự thời gian cần thực hiện. Việc lên lịch trình này sẽ quyết định đến phương pháp mà người quản lý sẽ giao nhiệm vụ và chính phương pháp giao tài nguyên giữa nhiều nhiệm vụ với nhau được gọi là lập ra lịch trình, người chịu trách nhiệm tạo ra lịch trình đó được gọi là người lên lịch trình.
Bạn đang đọc: [Schedule là gì vậy?] Vai trò của việc lập Schedule đối với nhà quản lý
Như vậy, Schedule hoàn toàn có thể được sử dụng một phương pháp vô cùng có ích, đóng vai trò quan trọng trong thời hạn ngắn như thể lịch trình thao tác hàng ngày, hoàn toàn có thể là hàng tuần hay dài hơn là hàng tháng, hàng năm. Hầu hết mọi người đều sử dụng Schedule trải qua lịch – nơi mà họ hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn thấy về ngày tháng triển khai, chú ý quan tâm về các sự kiện diễn ra trong các ngày tháng khác nhau. Thường thì lịch biểu sẽ biểu lộ thời hạn đơn cử cho một sự kiện nào đó mà họ sẽ lập kế hoạch bằng phương pháp liệt kê ra các thuật toán quan trọng theo một thứ tự nào đó mà các sự kiến sau đó hoàn toàn có thể sẽ diễn ra. 
Schedule được sử dụng phổ biến trong công việc và đời sống hàng ngày của con người
Tuy nhiên thì đối với một số trường hợp, lịch trình đưa ra có thể sẽ không chắc chắn và có thể không thực hiện được. Ví dụ như đối với các công việc dựa trên các yếu tố về ngoại cảnh, môi trường xung quanh và ngoài tầm kiểm soát của con người thì khó có thể thực hiện theo đúng lịch trình được. Hay với các người thường xuyên có các chuyến du lịch, nghỉ mát để giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi thì có thể tránh việc lập ra các lịch trình cố định vì khả năng thực hiện nó cũng không cao.
Được sử dụng thường xuyên trong công việc và đời sống hàng ngày như vậy thì Schedule có vai trò như thế nào đối với một nhà quản lý doanh nghiệp? Cùng tiếp tục theo dõi các nội dung trong phần tiếp theo nhé!
2. Vai trò của Schedule so với nhà quản trị
Vai trò của Schedule đối với nhà quản lý
Thực tế có thể thấy, việc lập ra các lịch trình đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, không thể thiếu, góp phần tạo ra một phương pháp làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Cụ thể, việc lập ra các Schedule sẽ giúp người quản lý điều hành doanh nghiệp rất nhiều điều như là:
– Schedule giúp họ có thể nêu ra được các mục tiêu, phương thức quan trọng cần phải đạt được trong công việc và xác định được phương pháp thức thực hiện chúng như thế nào. Bởi khi bạn đã lập ra được một danh sách các công việc, lịch trình mình cần thực hiện thì quá trình làm việc sẽ chủ yếu đi theo hướng của mục tiêu đã đề ra, theo đó hiệu quả đạt được chắc chắn sẽ tốt hơn. Vì chúng ta biết được rằng mình đang ở đâu, đang cần thực hiện các gì và định hướng được các bước đi tiếp theo.
Thêm vào đó, một nhà quản lý chắc chắn sẽ rất nhiều việc cần phải làm mỗi ngày, do đó việc có thể tạo ra được một Schedule sẽ giúp họ sắp xếp công việc sao cho hợp lý, tránh trùng lặp và không giải quyết kịp thời các vấn đề quan trọng. Thông qua các kế hoạch được đưa ra trong Schedule thì họ cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc phân chia nhiệm vụ dành cho nhân viên của mình như thế nào sao cho hợp lý và khả năng hoàn thành được cao nhất.
– Vai trò thứ 2 của Schedule chính là giúp nhà quản lý có thể gắn mục tiêu công việc vào khoảng thời gian ngắn nhất để thực hiện chúng. Một ngày làm việc chỉ có 24 giờ, do đó cần phải biết phương pháp phân bố thời gian làm sao để đủ cho việc hoàn thành tất cả các công việc của ngày đó. Do vậy, có một bản kế hoạch, lịch trình cụ thể sẽ giúp nhà quản lý không bị căng thẳng, áp lực với khối lượng công việc quá nhiều.
Schedule có tầm quan trọng lớn đối với nhà quản lý
– Ngoài ra thì đối với một nhà quản trị, việc tạo ra các Schedule cũng giúp cho việc kiểm tra tiến độ công việc và hiệu quả mà nhân viên đạt được như thế nào, có đáp ứng được các yêu cầu mình đã đưa ra hay không, đồng thời cũng phát hiện ra các sai sót và kịp thời xử lý, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra suôn sẻ nhất.
Như vậy, việc thường xuyên lập ra các Schedule trong quá trình làm việc và quản lý công việc là điều hết sức cần thiết, không thể nào thiếu đối với bất kỳ ai, đặc biệt là các nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp.
3. phương pháp để lập một Schedule hiệu suất cao nhất
Việc lập Schedule là hết sức quan trọng đối với mỗi chúng ta, nhất là các nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng để tạo ra các kế hoạch, lịch trình khoa học, hiệu quả và triển khai thực hiện được theo đúng các gì đã đề ra. Vậy làm sao để có thể tạo được một Schedule hoàn hảo nhất?
3.1. Lập Schedule thao tác theo ngày
Với các công việc cần thực hiện theo ngày thì bạn cũng cần lập cho mình các kế hoạch để giúp giảm bớt stress, đồng thời có thể kiểm soát một phương pháp tốt hơn khối lượng công việc của mình như thế nào. Vậy để lập được một Schedule theo ngày thì cần thực hiện các gì?
– Cần chuẩn bị cho mình một cuốn lịch để bàn và đặc biệt là cần có đủ khoảng trống để bạn có thể thực hiện ghi chép lại nội dung công việc mình cần làm cũng như ghi chú được các sự kiện đặc biệt sẽ diễn ra. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắm cho mình một cuốn sổ ghi chép cá nhân để có thể liệt kê được các công việc mình đã làm được, các gì chưa làm được và hướng giải quyết các tồn đọng đó như thế nào và đưa ra đề xuất cho các ngày tiếp theo.
– Tiếp đó, bạn cần phải biết sắp xếp các nhiệm vụ, công việc hàng ngày của mình một phương pháp thật cụ thể, chi tiết nhất. Và hiện nay, thời đại công nghệ phát triển, bạn có thể thực hiện ghi lại lịch trình ngay trên các phần mềm quản lý máy tính, do đó, có thể tô màu, ghi chú cho các nhiệm vụ, công việc của mình theo trình tự, công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể làm sau cũng như tính chất của từng công việc như thế nào.
Thực tế, việc sắp xếp việc làm bằng phương pháp tô màu như vậy sẽ vô cùng hữu dụng giúp bạn hoàn toàn có thể quản trị các đầu việc làm một phương pháp thuận tiện và hiệu suất cao hơn rất nhiều. 
Lập Schedule làm việc theo ngày
– Sau đó, bạn cần phải xác định cho mình các công việc, nhiệm vụ nào quan trọng hơn và thực hiện trước. Đó là các công việc không thể nào trì hoãn được, do đó cần ưu tiên thông qua việc xác định các vấn đề sau:
+ các công việc, nhiệm vụ nào đã tới kỳ hạn cần nộp?
+ các công việc nào cần dành nhiều thời gian hơn để thực hiện?
+ các nhiệm vụ nào sẽ có ảnh hưởng và quyết định trực tiếp đến hiệu quả của công việc?
+ các nhiệm vụ nào sẽ có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện?,…
– Và cuối cùng, bạn cần phải đặt ra kỳ hạn cụ thể đối với từng công việc thực hiện. Là một nhà quản lý, bạn sẽ cần phải có sự tính toán thật cẩn thận để có thể đưa ra thời hạn hợp lý nhất cho từng công việc để nhân viên cũng như bản thân mình có thể hoàn thành tốt. Đặc biệt, thời hạn dành cho các nhiệm vụ không nên sắp xếp quá gần nhau, điều đó sẽ khiến cho người thực hiện rơi vào tình trạng stress và hiệu quả công việc cũng không cao.
3.2. Lập Schedule thao tác theo tuần
Đối với khoảng thời gian khá dài là 1 tuần thực hiện công việc thì nhà quản lý sẽ cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về các đầu công việc sao cho hợp lý nhất để lên được một Schedule hiệu quả. Theo đó, bạn có thể lập kế hoạch dựa trên các yêu cầu sau:
– Thực hiện tìm kiếm và xác định các khoảng thời gian rảnh và dự trù được các quỹ thời gian rảnh rỗi khác nhau mà không nằm trong quãng thời gian dành cho công việc. Điều đó có nghĩa là tận dụng thời gian của mình để giải quyết, xử lý các vấn đề còn tồn đọng, tình huống phát sinh xảy ra trong quá trình làm việc.
– Cần phải lấp đầy các khoảng chừng thời hạn rảnh bằng các việc làm khác nhau và cần lựa chọn các việc làm quan trọng, thiết yếu để ưu tiên thực thi trước. 
Lập Schedule làm việc theo tuần
– Quá trình thực hiện công việc chắc chắn sẽ không thể nào đảm bảo tuyệt đối giống như kế hoạch đã đưa ra. Do đó, khi lập Schedule và sắp xếp nhiệm vụ, hãy phân bố thời gian hợp lý và có thể dành khoảng thời gian cuối tuần để tổng kết và giải quyết, xử lý các vấn đề còn tồn đọng, chưa thực hiện được.
– Luôn phải theo sát việc thực thi kế hoạch của nhân viên cấp dưới để có các nhìn nhận khách quan, cụ thể nhất về hiệu quả của việc làm hàng tuần, qua đó hoàn toàn có thể đưa ra được các kế hoạch cho các tuần tiếp theo một phương pháp tương thích và bảo vệ được việc triển khai đạt hiệu suất cao tốt hơn.
Việc làm
Hy vọng qua bài viết trên đây của timviec365.vn, các bạn đã hiểu và nắm rõ về Schedule là gì vậy cũng các thông tin cơ bản liên quan đến việc lập Schedule. Và qua đó, là một nhà quản lý, các bạn sẽ có thể lập cho mình được một bản kế hoạch, lịch trình công việc hoàn hảo cũng như đạt hiệu quả cao nhé!
Chia sẻ:
Từ khóa tương quan Chuyên mục